01 এর 07
কিভাবে একটি কাগজ ফাইলিং সেট আপ + সংগ্রহস্থল সিস্টেম যে আপনার জন্য কাজ করবে চিরতরে
বেলকনক / গেটি ছবি সংগ্রামটি বাস্তব: ব্যবস্থাপনাপত্রগুলি এবং কাগজ ছদ্মবেশী প্যাটারসন। এটি একটি সহজ, কার্যকর হোম ফাইলিং সিস্টেম স্থাপন করার জন্য এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ আপনি আসলে ব্যবহার করবেন। আজ, আমরা যা করতে যাচ্ছি, একসাথে।
লক্ষ্য
একটি বাড়িতে ফাইলিং সিস্টেম সেট আপ কিভাবে আপনি প্রকৃতপক্ষে আপনার জীবনের বাকি জন্য ব্যবহার করবে জানুন জীবনযাপনের পরিবর্তনের জন্য এটি নিখুঁত করা প্রয়োজন, এবং এটি সহজ হতে হবে যাতে আপনি আসলে এটি আপ রাখুন।
আপনি কি প্রয়োজন হবে
- ফাইলিং মন্ত্রিসভা বা ফাইল বাক্স
- ফাইল ফোল্ডারগুলি ঝুলন্ত (আমি উপরে বর্ণিত হয় যারা এই রঙিন বেশী পছন্দ)
- ডেস্কটপ ফাইল ধারক
- কুচোনো
- উদ্ধারকারী পাত্র
- ফাইল ফোল্ডারস
- লেবেল প্রস্তুতকারী বা কলম
টাইমিং
এটি একটি সপ্তাহান্তে প্রকল্প। আমরা কাজ / স্কুল দীর্ঘ দিন পরে একটি সপ্তাহের মধ্যে এটি শুরু করার সুপারিশ করি না। শনিবার বা রবিবার সকালে এক কাপ কফির বা চা সঙ্গে সশস্ত্র একটি এই শুরু করুন, এবং একটি আসুক-পেতে-এই - সম্পন্ন মনোভাব।
02 এর 07
এক জায়গায় আপনার একসঙ্গে সব কাগজপত্র জড়ো
স্টিভ হিপ / গেটি চিত্রগুলি একটি হোম ফাইলিং সিস্টেম স্থাপনের প্রথম ধাপটি হল আপনার সমস্ত ফাইল এবং কাগজপত্র একই স্থানে খনন করা যাতে আপনি সাজানোর, পুনর্ব্যবহার এবং কাটা করতে পারেন। এক জায়গায় সবকিছু থাকার নিম্নলিখিত সুবিধা আছে:
- এটি আপনার হাতে টাস্ক উপর নিবদ্ধ করা হবে। যখন আপনি চেষ্টা একটি টাস্ক আপনি সম্পর্কে উদ্বিগ্ন না করছি (ফাইলিং মত), ভরা ভরাট এবং অন্য একটি নতুন প্রকল্প শুরু করার জন্য কোন অজুহাত। আপনি যদি আপনার সব সরবরাহ (এখানে তালিকাভুক্ত) এবং আপনার এক জায়গায় সব কাগজপত্র আছে, আপনি সত্যিই কোন অজুহাত কিন্তু খনন মধ্যে আছে
- আপনি আরও পুঙ্খানুপুঙ্খ হবে আপ আপনার বাড়িতে আপ ঝাড়া করছেন আপনি লন্ড্রি রুম মধ্যে কাগজপত্র একটি ভুলে যাওয়া স্ট্যাক খুঁজে যখন এখন আপনি কয়েক সপ্তাহ থেকে টাস্ক পুনরাবৃত্তি করতে হবে না মানে।
কাগজপত্র খোঁজার জন্য কয়েকটি স্থান (আপনার সুস্পষ্ট ডেস্ক ড্রয়ারের বাইরে, ফাইলিং ক্যাবিনেট এবং মেইল গাদা):
- শোবার ঘর. কাগজপত্রগুলি লিভিং রুমে ঢুকতে থাকে কারণ আমরা প্রায়ই তাদের সাথে কি করতে পারি তার একটি ধারণা নেই। এইজন্যই আপনাকে সবসময় পত্রপত্রিকাগুলি রাখা উচিত তবে আপনার মেইল বক্সে এখনো কি করতে হবে তা নিশ্চিত নই।
- ব্যাগ ব্যাকপ্যাক, কাজ ব্যাগ, হাত ব্যাগ, জিমে ব্যাগ, এবং স্যুটকেস।
- রান্নাঘর. কাগজ পিলে রান্নাঘর এ শেষ পর্যন্ত একটি উপায় আছে। এটা কারণ রান্নাঘর প্রায়ই প্রথম দিকে আমরা মাথা যখন আমরা দরজা মাধ্যমে পায়চারি।
সুতরাং, আপনার সমস্ত কাগজপত্র সংগ্রহ করুন এবং তারপর ...
একটি হার্ড স্পট যা আপনি 5 গাদা তৈরি করতে পারেন সঙ্গে একটি ভাল স্থান নির্বাচন করুন। এটি রান্নাঘর টেবিল, গেস্ট রুম বিছানা, বা আপনার ডেস্ক যদি এটি যথেষ্ট বড় হতে পারে। যদি আপনি একটি পৃষ্ঠ বড় যথেষ্ট না হয়, মেঝে কাজ করে, খুব।
যদি আপনার অনেকগুলি কাগজপত্র থাকে তবে আপনার গাদাগুলি ছিঁড়তে পারে, তারপর ডিস্কগুলি ব্যবহার করুন বা এমনকি কার্ডবোর্ড বাক্সগুলিও ব্যবহার করুন। তাদের পৃথক রাখা এবং ভুলগুলি এড়াতে তাদের লেবেল - যেমন ভুলভাবে "রিসাইকেল" বাক্সে গত বছরের ট্যাক্স রিটার্ন tossing।
07 এর 03
পাঁচ বিভাগের মধ্যে আপনার কাগজপত্র আলাদা
পাঁচটি বিভাগের মধ্যে আপনার সমস্ত কাগজপত্র আলাদা করুন। ছবি / গেটি এখন এটা ব্যবসার নিচে পেতে সময়। আপনি প্রতিটি কাগজ স্পর্শ এবং এটি সম্পর্কে একটি সিদ্ধান্ত নিতে চলুন চলুন।
নিয়ম: আপনি কাগজ প্রতিটি টুকরা সম্পর্কে একটি সিদ্ধান্ত করতে হবে । এই 5 বিভাগের মধ্যে এক যেতে যাচ্ছে:
কর্ম: কাগজপত্রগুলি আপনাকে ব্যবস্থা নিতে হবে এবং তারপর বাতিল করুন। আমরা নীচের কোন বিভাগে "পরিবারের" হিসাবে উল্লেখ করার সাথে এইগুলিকে বিভ্রান্ত করি না। পারিবারিক দলিল স্থায়ীভাবে দায়ের করা হয়, অ্যাকশন ফাইল একবার ব্যবহার করা যাচ্ছে এবং তারপর বাতিল করা হয়।
উদাহরণ: আমন্ত্রণ, পার্কিং টিকেট, অ্যাপয়েন্টমেন্ট অনুস্মারক, হোমওয়ার্ক, বিল ইত্যাদি।আর্কাইভ: যে কাগজপত্র বা নথিতে আপনাকে চড়তে হবে কিন্তু আপনাকে বছরে একবার বা দুবারের বেশি রেফারেন্স বা ব্যবহার করতে হবে না।
উদাহরণ: ট্যাক্স রিটার্ন, মেডিকেল রেকর্ড, অ্যাকাডেমিক রেকর্ড, আপনি জুনি ডিউটি, ক্র্যাশ, পজিশন, চুক্তি ইত্যাদি ক্ষেত্রে অংশগ্রহণ করেছেন।পরিবারের: এই কাগজপত্র আপনি আপনার ঘর (এবং জীবন) চলমান রাখার জন্য ব্যবহার।
উদাহরণ: কুপন, রেসিপি, ব্যবহারকারীর ম্যানুয়াল, এই বছরের করের রশিদ, আসন্ন ভ্রমণের নথি ইত্যাদি।পুনর্ব্যবহারযোগ্য: কাগজপত্র এবং নথি যা উপরের কোনও বিভাগে পড়ে না এবং কোনও ব্যক্তিগত তথ্য থাকে না।
উদাহরণ: জাঙ্ক মেইল, একটি সেমিনার থেকে ওয়ার্কশীটগুলি যা আপনি আর আগ্রহী নন, সংবাদপত্র, পত্রিকা, পুরানো হোমওয়ার্ক যা আপনার দরকার নেই, লিফট ব্যবহার করা ইত্যাদি।কাঁটাচামচী: কাগজপত্র এবং নথি যা 1-3 বিভাগের মধ্যে পড়ে না কিন্তু ব্যক্তিগত শনাক্তকারী তথ্য রাখে।
উদাহরণ: ক্রেডিট কার্ড অফার, পুরাতন ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট, বিল ইত্যাদি।
04 এর 07
Declutter + ডকুমেন্টস এবং ফাইলগুলি ত্যাগ করুন আপনি আর কোন প্রয়োজন নেই
ড্র_সচওয়াত্তজ / গেটি চিত্রগুলি আপনার সবচেয়ে বড় গাদা পুনর্ব্যবহৃত করা হবে। প্রথমে যেগুলি পুনর্ব্যবহৃত করুন - এখানে বস্তুটি যত দ্রুত সম্ভব আপনি যতটা সম্ভব কাগজপত্রের পরিমাণ হ্রাস করতে পারেন।
পরবর্তী, shredders কাঁটাচামচ - এই আপনার নাম এবং ঠিকানা অতিক্রম আপনি চিহ্নিত করে যে কিছু অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
বিকল্পভাবে, এই কনটেইনার স্টোর থেকে আপনার আইডি রোলারটি গার্ডের জন্য অত্যন্ত মূল্যবান এবং খুব কার্যকরী যারা আপনার শ্রুতি জ্যাম থাকার অসুস্থ হয়। এই ভাবে আপনি কেবল আপনার আইডি তথ্য উপর স্ট্যাম্প এবং তাদের পরিবর্তে shredding তাদের ব্যক্তিগত তথ্য সঙ্গে মেইল এবং নথি পুনর্ব্যবহৃত করতে পারেন।
এখন আপনি জাঙ্ক ঠেলে দিয়েছেন, এটি একটি সিস্টেম সেট আপ নিচে পেতে সময়:
- ব্যবহার করতে সহজ, তাই আপনি আসলে এটি ব্যবহার করব;
- জীবন পরিবর্তন এবং নতুন প্রকল্প মিটমাট করা যথেষ্ট নমনীয়; এবং,
- নিরাপদ তাই যখন আপনি দ্রুত কিছু খুঁজতে হবে, আপনি এটি খুঁজে পেতে পারেন।
এখানে সৌন্দর্য আপনি আপনার বাড়ি বা অফিসে আসা এবং বাইরে কাগজ যে পরিমাণে উপর নির্ভর করে আরও নিচে এই বিভাগগুলি বিরতি পারেন।
05 থেকে 07
আপনার হোম ফাইলিং সিস্টেমের জন্য একটি আর্কাইভ ফাইল সেট আপ করুন
ক্যারোলিন হেববার্ড / গেটি চিত্রগুলি আপনার আর্কাইভ ফাইলটিতে কোন কাগজপত্রগুলি প্রবেশ করা যায় তা নির্ধারণ করা বেশ সহজ। এই আপনার নিজের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্র। তারা আপনাকে এবং আপনার পরিবারের বিদ্যমান প্রমাণ, আপনার ট্যাক্স, নিজস্ব বাড়ি এবং গাড়ি, কলেজ থেকে স্নাতকোত্তর, পাসপোর্ট বা ভিসার উপর আপনার দেশের বাইরে ভ্রমণ করতে পারেন। আপনি যদি ব্যবসার মালিক হন বা একাধিক সম্পত্তির মালিক হন, তবে এই ফাইলটি আরও বড় হবে
এখানে এই ফাইলটি রাখা মূলসূচির একটি তালিকা:
- ট্যাক্স আয়
- মেডিকেল রেকর্ড
- একাডেমিক রেকর্ড
- প্রমাণ আপনি জুনি দায়িত্ব পালন
- ক্রিয়াকাণ্ড
- ইজারা
- চুক্তি
- পাসপোর্ট
- তাই cial নিরাপত্তা কার্ড
- কর্মসংস্থান রেকর্ড
- বাপ্তিস্মিক সার্টিফিকেট
- জীবন বীমা / অবসর নথি
লেবেল ফোল্ডারগুলিতে একটি ফাইল বাক্সে এই কাগজপত্র সংরক্ষণ করুন। আপনি নিরাপদ রাখা আরো "স্টাফ" অধিগ্রহণ শুরু একবার একটি অদাহ্য বাক্স ক্রয় বিবেচনা করুন
ফ্রন্টে আপনি প্রায়শই ব্যবহার করেন এমন ফাইলগুলি রাখুন (একরকম কয়েক বার) এই স্থানটি অতি-সংগঠিত করার আকাঙ্ক্ষা প্রতিরোধ করুন কারণ আপনি যদি খুব নির্দিষ্ট হয়ে থাকেন তবে প্রকৃতপক্ষে আপনি সত্যিই সত্যিই তাদের প্রয়োজন হলে তাদের খুঁজে পেতে আরও কঠিন করে তুলবেন। সাধারনত, যদি আপনি আপনার আর্কাইভ ফাইলে ডুবিয়ে থাকেন তবে আপনি সত্যিই, অবশ্যই কাগজটির টুকরোটি প্রয়োজন তাই আপনার পক্ষে যতটা সম্ভব সহজ করে তুলুন।
এখানে আমার বিভাগ আছে:
- কেতাবি
- গাড়ী
- চাকরি
- আর্থিক
- স্বাস্থ্য
- আইডি
- বীমা
- আবাসন
তাদের বর্ণানুক্রমে সংগঠিত করুন, কিন্তু আইডি ফাইল আপফ্রন্টটি রাখুন। এটি আপনার জন্ম সার্টিফিকেট, পাসপোর্ট, সামাজিক নিরাপত্তা কার্ড এবং বাপ্তিস্মের শংসাপত্রের মতো কিছু। এটাও যেখানে আপনার বিবাহের লাইসেন্সটি রাখা উচিত।
এই কাগজপত্রগুলি সঞ্চয় করতে, দৃঢ়ভাবে একটি উচ্চ-সিকিউরিটি ডিড বক্স বিবেচনা করুন যা $ 50 এরও কম, একটি মহান মান *। আরেকটি বিকল্প হল হাই-সিকিউরিটি প্রেসক্রিপশন বক্স। এই এক চিকিৎসা সরবরাহের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে কিন্তু সহজে কয়েক can't- হারান কাগজপত্র রাখা পারে।
আপনি আপনার নিজস্ব DIY আপনার নিজের ফাইল সেট আপ করতে পারেন, অথবা আপনি FileSolutions হোম ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করতে পারেন
* আপনি যদি এই ফাইলগুলি হারান, তাহলে আপনি রেজিস্ট্রার্স, টাউন / সিটি ক্লার্কস, একাডেমিক ইনস্টিটিউশন ইত্যাদি থেকে অনুলিপি পেতে অনেক বেশি অর্থ দিবেন, তাই $ 50 একটি উপযুক্ত, স্মার্ট ইনভেস্টমেন্ট।
06 থেকে 07
একটি পরিবার ফাইলের ব্যবস্থা করুন
স্যাফটিং টড / গেটি ছবি এখানে আপনি আপনার পারিবারিক ফাইলের মধ্যে সঞ্চয় করা উচিত জন্য একটি ভাল নিয়ম আছে: আপনি ভবিষ্যতে প্রয়োজন হতে পারে কিছু, কিন্তু আপনি ডান এখন পদক্ষেপ নিতে হবে না, আপনার আর্কাইভ ফাইল অন্তর্গত না। আপনার নিজের পরিবারের ফাইলটি ব্যবহার করুন (বলা হয় পরিবার ওয়ার্কবুক) একটি উদাহরণ হিসাবে তাই আপনি এই ফাইল সংরক্ষণ কি একটি ভাল ধারণা পেতে এবং কি না।
প্রথমবার, একটি ফাইল বাক্স বা বিনের পরিবর্তে, আমি বিভাগগুলি সহ একটি দপ্তরী তৈরি করেছি এবং তারপর কুপন এবং উপহার কার্ডের মত জিনিসগুলি সঞ্চয় করতে পকেটগুলি তৈরি করেছি। আপনি এই দপ্তরী ব্যবহার করতে পারেন এবং নিম্নলিখিত জন্য বিভাগ আছে:
- কুপন / Groupons
- উপহার কার্ড
- আসন্ন ভ্রমণের জন্য ডকুমেন্টস / ভ্রমণ
- আমি জমা দেওয়া রিবেট এবং আমার চেক ফিরে পেতে অপেক্ষা করছি
- একটি সরঞ্জাম বা বড় টুকরা আসবাবপত্র মত বড় টিকিট আইটেম জন্য প্রাপ্তি
- আপনার সমস্ত পুরস্কার কার্ডের জন্য একটি পকেট আছে
- আপনি কাজ করছেন আগত প্রকল্পের জন্য নোট এবং রেফারেন্স উপকরণ
- রেসিপি *
- ট্যাক্স জন্য রিসিপ্ট
- গাড়ি / বাড়ি / ভাড়াটেদের বীমা নীতি
আপনি সম্ভবত Evernote একাউন্টের মধ্যে এইগুলির বেশিরভাগই স্ক্যান করতে পারেন, তবে যখন আপনাকে তাদের প্রয়োজন হয় তখন আপনি এটি পুনরায় মুদ্রণ করতে চান, সুতরাং এটি এই নোটবুকে ফাইল করুন এবং আপনার পরিবারের কার্যবিবরণীটি কল করুন।
* আপনি একটি দিন ফিরে চান কিন্তু রেসিপি জন্য একটি পৃথক ফাইল রাখুন।
07 07 07
একটি অ্যাকশন ফাইল সেট আপ
উটমারু কিডো / গেটি ছবি অ্যাকশন ফাইল হল এমন কাগজপত্র যা আপনাকে পদক্ষেপ নিতে হবে এবং তারপর বাতিল করবে। যে কোনও ডকুমেন্ট বা কাগজ যা দীর্ঘমেয়াদী (অথবা একমাসের বেশি) দীর্ঘমেয়াদে জমা দিতে হবে, সম্ভবত আপনার পরিবারের ফাইলের অন্তর্গত।
অ্যাকশন ফাইলগুলি হল:
- একবার ব্যবহার করা যেতে এবং তারপর বাতিল করা; বা,
- যে ফাইলগুলি আপনি পদক্ষেপ নিতে অপেক্ষা করছেন
এই কাগজপত্র রাখা বিশেষভাবে, একটি বাক্স ব্যবহার করুন, এবং আমরা এই বাক্সে সুপারিশ। কমলা বাছাই করুন কারণ এটি একটি ঝকঝকে রঙ এবং চিন্তার বিষয়, এটি আপনাকে সপ্তাহে অন্তত একবার বাক্সের মধ্য দিয়ে যেতে সহায়তা করবে। এটি মেল পরিচালনা করতে সহায়তা করতে আপনার বাক্সে দ্বিগুণও করতে পারে ।
এখানে আপনার অ্যাকশন ফাইল রাখা কি উদাহরণ আছে:
আগত বার্তা:
- আপনি যা মেলে পাবেন তা এই ফাইলটিতে যায়
- কাগজ কেউ টুকরা আপনি হাত বা আপনি দখল এবং আপনার হ্যান্ডব্যাগ মধ্যে ধাক্কা এখানে যায়
ক্যালেন্ডার আইটেম:
- আসন্ন ইভেন্টের জন্য আমন্ত্রণ এবং তাদের সাথে আসা কোনও নির্দেশিকা বা প্রতিক্রিয়া কার্ড
- বিল পরিশোধ এবং তারপর চিট বা পুনর্ব্যবহৃত
- অনুমতি সাইন ইন করতে স্লিপ
- নিয়োগ অনুস্মারক
পেমেন্ট আইটেম:
- পার্কিং টিকিট পেমেন্ট
- বিল পরিশোধ
আপনার যে আইটেমগুলি অপেক্ষা করছে:
- আপনি ফিরে যাওয়ার সিদ্ধান্ত নিতে হলে আপনি সম্প্রতি কেনা হয়েছে যে কিছু জন্য রিসিপ্ট। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আমাজন থেকে একটি প্যাকেজ পান, আপনি এই বিন মধ্যে প্যাকিং স্লিপ ঠেলাঠেলি যদি পণ্য কাজ না করে এবং আপনি এটি ফেরত আছে। আপনি পেতে অন্যান্য প্যাকেজ জন্য ডিটো।
- আপনি অপেক্ষা করছেন কিছু জন্য রিসিপ্ট উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আপনার বীমা কোম্পানির কাছে একটি বিল জমা দেন এবং আপনি অর্থ ফেরতের জন্য অপেক্ষা করছেন, তবে এই ফাইলটি এই ফাইলটিতে যায়। আপনি যদি কিছু ফেরত পেয়ে থাকেন এবং আপনি আপনার ব্যাঙ্কের বিবৃতিতে অথবা ক্রেডিট কার্ডের বিলটিতে রিফান্ডটি দেখতে পাচ্ছেন তা দেখার জন্য আপনি এই বাক্সে যান।
আপনি এই ফাইলটিকে আরও বিভাগে ভাঙ্গতে পারেন, তবে কেবলমাত্র এই বাক্সে সবকিছু টানতে সহজ এবং তারপর সপ্তাহে দুবার বা তিন বার একবার এটির মধ্য দিয়ে যান। যে সময়ে আপনি আর কোনও জিনিস পুনর্নবীকরণ করতে পারেন না বা কাঁটাখুশি করতে পারেন, আর্কাইভ বা গৃহের কোনও ফাইল বা ফাইল এবং যা কিছু প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে তা ফাইল করুন। লক্ষ্য এই ফাইল যতটা সম্ভব ছোট রাখতে হয়।
কিন্তু ... এই কৌশলটি হল সপ্তাহে অন্তত একবার এই ফাইলটি দিয়ে যেতে হবে, বিশেষ করে আরও বেশি সময়। আমি আপনার ব্যক্তিগত সাপ্তাহিক সংগঠন রুটিনতে এই টাস্কটি সুপারিশ করছি, এইভাবে আপনি সপ্তাহে একবার সপ্তাহে একটি অপেক্ষাকৃত ছোট পরিমাণে কাগজপত্রগুলি জমা করে সংরক্ষণ করছেন।