ভাল বার্তা যে ইমেইল পাঠানো হচ্ছে
ইমেল এখন প্রাথমিকভাবে লিখিত বার্তা পাঠাচ্ছে এমন প্রাথমিক উপায়গুলির মধ্যে একটি, এবং সম্ভবত এটি কখনও পরিবর্তন হবে না। এটি সহজ, দ্রুত, এবং একটি স্ট্যাম্প প্রয়োজন হয় না।
যেদিন আপনি চিঠি বা মেইলটিতে প্রতিক্রিয়ার জন্য সপ্তাহ বা তার বেশি সময় অপেক্ষা করতে গিয়েছিলেন। আপনার খামের তৌল করা এবং বিল এবং চিঠিগুলির জন্য পর্যাপ্ত স্ট্যাম্প সংগ্রহের জন্য পোস্ট অফিসে জরুরী রান করার প্রয়োজন নেই। আসলে, অনেক মানুষ এমনকি একটি লিফাফ্লো নাও বা মার্কিন পোস্ট অফিসের মাধ্যমে একটি চিঠি পাঠানো হয় নি।
ইমেইল এবং ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক উভয় যোগাযোগ করার সবচেয়ে সহজ এবং দ্রুততম উপায় এক হয়ে গেছে। এটি এমন একটি প্রপঞ্চ হয়ে উঠেছে যে কখনও বিশ্বস্ত মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে ডাক পরিষেবা ব্যবসাতে থাকার উপায় খুঁজতে দ্বিধাবোধ করছে।
কোন আশ্চর্য নেই যে ইমেইল শিষ্টাচার , প্রায়ই Netiquette হিসাবে উল্লেখ করা হয় , বর্তমান সংস্কৃতির জন্য একটি গরম বিষয়। আমেরিকান জনসংখ্যার একটি বিস্তৃত অধ্যায় দ্বারা ইমেলগুলি প্রতিদিন পাঠানো হয়। বেশিরভাগ ব্যবসায়ীরা সারা দিন কর্মীদের সাথে যোগাযোগের জন্য ইমেল ব্যবহার করে। প্রায় প্রত্যেক পরিবারের অন্তত একটি কম্পিউটার আছে ইন্টারনেট এক্সেস সহ এবং যারা পরিবারের মধ্যে হয় moms, dads, শিশুদের, তের এবং এমনকি grandparents, সব সঙ্গে বা এই সব ইমেল প্রাপ্ত এবং প্রেরণ করা হয়।
আমরা একটি মাইক্রোওয়েভ, ইন্টারনেট চালিত সমাজে বাস করি এবং কেউ দীর্ঘমেয়াদি চিঠি লিখতে সময় লাগতে চায় না, যদিও এটি অনেক বেশি ঘনিষ্ঠ এবং ব্যক্তিগত। এখনও অনেক পরিস্থিতিতে শামুক মেইলের চেয়ে ইমেল ভাল কাজ করে।
আপনি ইমেল নোট রচনা করার সময় এখানে কিছু শিষ্টাচার ডস এবং don'ts মনে রাখা হয়।
- প্রস্তুত করা. আপনি একটি ইমেল লিখতে শুরু করার আগে, এটি একটি প্রাথমিক নোট বা প্রতিক্রিয়া কিনা, আপনার নিজের কাছে জিজ্ঞাসা করা উচিত যে আপনি কীভাবে যোগাযোগ করতে চান। সংক্ষেপে লেখার জন্য আপনার উদ্দেশ্য কি? একবার আপনি জানেন, আপনি আপনার লক্ষ্য সম্পন্ন করেছেন তা নিশ্চিত করার জন্য এটি পাঠানোর আগে সম্পূর্ণ ইমেলটি পড়তে পারেন। যদি এটি গ্রেড তৈরি করে তবে তা পাঠান; যদি টেক্সট বিভ্রান্তিকর, কঠোর, বা অস্পষ্ট, তাহলে সম্ভবত আপনি আবার শুরু করতে হবে।
- যোগাযোগ করুন। মনে রাখবেন যে আপনি একটি প্রকৃত ব্যক্তি যিনি এই মেইল পাবেন সঙ্গে যোগাযোগ করা হয়। যে মন দিয়ে, আপনি নাম দ্বারা ব্যক্তির ঠিকানা এবং সম্মান করা উচিত। যদি এটি একটি প্রাপ্ত ইমেলের প্রতিক্রিয়া হয় তবে নোটে কোনও প্রশ্ন বা অনুরোধের জন্য প্রথমে আপনাকে অনুরোধ করা উচিত।
- শ্বাস ফেলা। আমরা সব সময় আমাদের দোষ হারাতে কিছুটা বা অন্য কোন কারণে অপরাধী। যদি আপনি একটি ইমেল পান যে আপনাকে বিরক্ত করে বা বিব্রত করে, তাহলে সাড়া দেবেন না। উচ্চ রাস্তা নিয়ে যান এবং শুধুমাত্র সাড়া প্রাপ্তির জন্য প্রত্যুত্তর দিন বা সাড়া দেওয়ার আগে কিছুক্ষণের জন্য প্রতিক্রিয়া জানান যাতে আপনি শান্ত হন এবং একটি ভাল চিন্তা বার্তা সহ উত্তর দিতে পারেন। আপনি কখনোই কোনও ইমেল (বা যোগাযোগের অন্য কোনও ফর্ম )কে রাগ করবেন না। যখন আমরা রাগান্বিত হই তখন আমরা বলতে পারি (বা লিখতে) যা আমরা বলতে চাচ্ছি না বা বলার প্রয়োজন নেই। মনে রাখবেন যে একবার আপনার ইমেল পাঠানো হয়, এটি সেখানে চিরতরে আছে।
- স্বচ্ছ হতে। আপনার বিষয় লাইন আপনি প্রাপক যোগাযোগ করা হয় কেন একটি সত্য উপস্থাপনা হওয়া উচিত। মেল বিষয় সম্পর্কিত যে বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করুন আপনি একটি ব্যবসা বা ব্যক্তিগত ইমেইল রচনা করা হয় কিনা তা এই সত্য। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আগামী সপ্তাহে তার মায়ের কাছে আপনার মায়ের একটি ইমেল লেখেন, আপনার বিষয় লাইনে "আপনার দর্শন" মত কিছু পড়া উচিত।
- গবেষণা। আপনি যদি কোনও ব্যবসায়িক সহযোগীকে একটি ইমেল পাঠিয়ে থাকেন, তাহলে আপনার জন্য তার শেষ নাম এবং শিরোনাম ব্যবহার করা উপযুক্ত। গবেষণা করুন এবং সঠিকভাবে প্রাপক ঠিকানা। কোম্পানির প্রেসিডেন্ট জনাব টেলর বা রাষ্ট্রপতি টেলর হিসাবে বক্তৃতা হতে পারে।
- বানান যাচাই. বানান পরীক্ষার ব্যবহার গুরুত্বপূর্ণ যখন আপনি লিখিতভাবে যোগাযোগ করছেন। যখন আপনি একটি ত্রুটিপূর্ণ পূর্ণ নোট পাঠান, এটি যোগাযোগ করে যে আপনি পল্লী বা আপনি বিস্তারিত মনোযোগ দিতে না। সর্বদা বানান পরীক্ষা চালানোর চেষ্টা করুন বা একটি প্রোগ্রাম ব্যবহার করুন যা স্বতঃ সংশোধন করে। এবং তারপর এটি পুনরায় পড়তে ভুলবেন না যে আপনি যে শব্দগুলি ব্যবহার করতে চান তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে কিছুটা ভিন্ন নয়।
- প্রুফরিড। আপনি পাঠাতে ইচ্ছুক যে কোন ইমেল দ্রুত প্রুফ্রেট করার জন্য প্রয়োজনীয় কিছু কয়েক সেকেন্ড বা মিনিট লাগবে। কোনও অদ্ভুত বাক্য সম্পাদনা করতে বা কোনও অনুপস্থিত বিরাম চিহ্ন রাখতে এটি করুন।
- স্বন জন্য দেখুন কখনও কখনও একটি ইমেল আপনি কিভাবে অভিপ্রেত থেকে ভিন্ন হতে পারে। আপনার ইমেলের স্বর অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং আপনার বার্তা হিসাবে যতটা গুরুত্বপূর্ণ। কারণ এই লিখিত যোগাযোগ আছে, আপনার নিশ্চিত করা উচিত যে আপনার স্বন আনন্দদায়ক এবং এটি যে আপনি বলতে চান তা একটি সত্য উপস্থাপনা। মনে রাখবেন যে আপনার প্রাপক আপনার কণ্ঠস্বর শুনতে বা আপনার মুখের হাসি দেখতে না পারে। যতক্ষণ না আপনি আপনার লেখার সবকিছু প্রকাশ করতে চান, ততক্ষণ আপনি যে কোনও ভাষায় ভুল বোঝাবুঝি হতে পারে এমন কোনও ইমেল এড়িয়ে চলা উচিত।
- সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি হতে। আপনি ইমেল যখন একটি উপন্যাস লিখতে চেষ্টা করবেন না অধিকাংশ মানুষ সত্যিই একটি ইমেল মধ্যে যে অনেক পড়তে না চান যদি ইমেল অগত্যা লম্বা হয়, তাহলে কী কী ধারণাগুলি তুলে ধরতে, বুলেট পয়েন্টগুলি ব্যবহার করে, বা উদ্বৃত্ত অনুচ্ছেদে বিষয়টির সারসংক্ষেপ করে প্রাপককে সহায়তা করার চেষ্টা করুন।
- ভালভাবে যোগাযোগ করুন আপনি আপনার পাঠককে বিভ্রান্ত করতে চান না, তাই আপনার লেখাটি স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্ত হতে সময় নিন। আপনি যদি কোনও বন্ধুকে ইমেইল করেন, আপনি আপনার লেখা শৈলীতে আরও নৈমিত্তিক হতে পারেন। যাইহোক, যদি এটি একটি ব্যবসা যোগাযোগ হয় , সঠিক ব্যাকরণ ব্যবহার করুন এবং প্রতীক বা ইমোজিস ব্যবহার করে এড়ানো যা আপনাকে কম পেশাদার দেখায়।
ইমেল যোগাযোগ খুবই জনপ্রিয়। গোল্ডেন রুলের সাথে সময় কাটানোর জন্য সময় নিন, এবং আপনি একটি পোলিশ netiquette প্রো হওয়ার দিকে দীর্ঘ পথ যেতে হবে।
ডেবি মেইন দ্বারা সম্পাদিত