আমার চাকরীতে, আমি যোগাযোগে কাজ করি, বেশিরভাগই অলাভজনক সংস্থার জন্য। যে কাজটি আমি করি তা হলো, অভ্যন্তরীণ ও বহিরাগত উভয় যোগাযোগের জন্য আমাদের একটি কৌশল রয়েছে। এটি একটি অফিস চলাচলের জন্য একটি পরিকল্পনা উন্নয়নও অন্তর্ভুক্ত, যা আমার বর্তমান সংস্থা পরবর্তী ছয় মাসের মধ্যে পরিকল্পনা করা হয় ।
যখন আপনি মনে করতে পারেন যে অফিসে কোনও পদক্ষেপের পরিকল্পনা করার জন্য অনেক পদক্ষেপ রয়েছে যে আপনি যোগাযোগ করার সময়ও সময় নেন না, আপনাকে অবশ্যই একটি দৃঢ় কৌশল তৈরি করতে দুই বা ততোধিক দিন সময় নিতে হবে যা কর্মচারী এবং ক্লায়েন্টকে সচেতন করে তুলবে আসন্ন পরিবর্তনগুলির
আসুন শুরু করা কর্মচারীদের সাথে শুরু করি কারণ তারা এই পদক্ষেপের মাধ্যমে সরাসরি প্রভাবিত হয় ।
অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ এই কী বার্তা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- একটি স্পষ্ট টাইমলাইন: নিশ্চিত করুন যে আপনি পদক্ষেপের সমস্ত কী পদক্ষেপগুলি তালিকাভুক্ত করুন যাতে প্রত্যেকে জানে কী আশা করা যায় এবং কখন।
- প্যাকিং নির্দেশাবলী: পদক্ষেপের জন্য তাদের অফিস বা কিউবিকসগুলি কিভাবে প্যাক করতে হয় তা নির্দেশাবলীর মাধ্যমে কর্মীদের প্রদান করুন। এই অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যেখানে প্যাকিং উপকরণ পেতে, তারা প্যাকিং এবং সময়সীমা জন্য দায়ী কি।
- কোনো অফিস বন্ধের উন্নত নোটিশ : এই পদক্ষেপের সময় , অফিসের সরঞ্জাম ও আসবাবপত্র চূড়ান্ত প্যাকিং এবং চলার জন্য আপনাকে অফিস বন্ধ করতে হবে। নিশ্চিত করুন যে আপনার কর্মীরা এই তারিখগুলি সম্পর্কে অবগত এবং যদি এবং কীভাবে ব্যবসাটি চলতে চলতে থাকে এবং এটি তাদের কাজের সময়সূচী এবং কাজের চাপকে কীভাবে প্রভাবিত করবে।
- নতুন অফিস পরিকল্পনা: নতুন জায়গাটি কেমন হবে এবং অফিসগুলির কীভাবে সেট আপ করা হবে তা জানতে স্টাফ শীঘ্রই জানতে চাইবে। তারা কি এখনও তাদের নিজস্ব স্থান আছে বা তারা এখন একটি কক্ষ বা খোলা মেঝে পরিকল্পনা হবে? আপনি তাদের কাজের স্থান পরিবর্তন হতে পারে কিভাবে কর্মীদের অবহিত করার একটি উপায় তৈরি নিশ্চিত করুন।
- নতুন অবস্থান, পার্কিং এবং অবকাশের বিকল্পগুলি: নতুন স্থান সম্পর্কে প্রয়োজনীয় সব তথ্য সহ কর্মীদের প্রদান করুন যাতে তারা নতুন স্থান থেকে পরিবহন প্রস্তুত করতে পারে।
একবার আপনি সমস্ত কী বার্তাগুলি নির্ধারণ করার পরে, আপনাকে এই বার্তাগুলিকে কীভাবে সেরা প্রদান করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে। আপনি ব্যবহার পদ্ধতি বার্তা ধরনের দ্বারা সিদ্ধান্ত নেওয়া উচিত।
উদাহরণস্বরূপ, টাইমলাইনে সহজেই আপনার কোম্পানীর ইন্ট্রানেট মাধ্যমে বিতরণ করা যেতে পারে; যদিও, প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করা এবং উত্তর দেওয়ার জন্য অফিস বন্ধের একটি স্টাফ সভায় উপস্থাপিত হতে পারে।
স্টাফদের উদ্দেশ্যের কথা জানার উপায়:
- ইন্ট্রানেট: এমন প্রতিষ্ঠান বা সংস্থার জন্য যাদের ইন্ট্রানেট রয়েছে, এটি সাধারণত অধিকাংশ বার্তাগুলির জন্য সর্বোত্তম প্ল্যাটফর্ম। এটি সব কর্মচারীদের কাছে পৌঁছে যে ফাইল এবং তথ্য সহজ আপডেট করতে সক্ষম
- ব্যক্তি বৈঠকে: কোন বার্তা কি বার্তা, স্টাফ মিটিং একটি ঘোষণা করতে ভাল জায়গা এবং কর্মীদের একটি সম্পূর্ণ আলোচনা আছে সুযোগ অনুমতি দেয়। আপনি কিভাবে তথ্য যোগাযোগ করা হবে তা পর্যালোচনা করার জন্য সকালের সময় ব্যবহার করতে পারেন তাই কর্মীদের জানাতে হবে যে তারা তাদের সম্পর্কে অবগত থাকবে।
- ইমেইল: যখন ইমেইল সহজ হয়, এটি তথ্য রিলে করার সর্বোত্তম উপায় নয়। আপনি এমন অনেক ইমেল পাঠাতে চান না যা মানুষ যখন প্রয়োজন তখন তথ্য খুঁজে পায় না। আপনি যদি ইমেল ব্যবহার করেন তবে নিশ্চিত হন যে আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন যাতে লোকেরা জানতে পারে যে তারা কোথায় তথ্য পেতে পারে।
- প্রচলিত ফোল্ডার : যদি আপনার কোন ইন্ট্রানেট না থাকে, তাহলে প্রত্যেকটিই অ্যাক্সেস করতে পারে এমন একটি নেটওয়ার্ক ড্রাইভে একটি সাধারণ ফোল্ডার তৈরি করা হচ্ছে এমন তথ্য সংরক্ষণের পরবর্তী সেরা উপায় যা আপনি লোকেদের অ্যাক্সেস করতে চান
- বুলেটিন বোর্ড: একটি প্রকৃত স্থান যেখানে তথ্য পোস্ট করা হয়, এটি করা একটি দুর্দান্ত জিনিস। মানুষ প্রায়ই এটি চেক করে না, এটি এমন একটি জায়গাও সরবরাহ করে যেখানে মানুষ জড়ো হয় এবং তাদের উদ্বেগগুলি নিয়ে আলোচনা করতে পারে।